Cuando compras una vivienda o realizas cualquier trámite notarial, la copia simple de la escritura se convierte en un documento esencial. Aunque no tiene el mismo valor legal que la escritura original o una copia autorizada, es muy útil para numerosos trámites administrativos.
En este artículo, te explico qué es una copia simple, cómo solicitarla, si tiene coste o no y por qué es fundamental tenerla tras la firma de una escritura. Además, te contaré mi experiencia personal con este documento, para que evites sorpresas y sepas cómo actuar.
¿Qué es una copia simple de una escritura?
La copia simple de una escritura es un documento expedido por la notaría que contiene el texto íntegro de la escritura pública. Su principal característica es que no tiene valor jurídico pleno, es decir, no puede utilizarse para inscribir la compraventa en el Registro de la Propiedad ni para realizar actos legales que requieran una certificación oficial.
👉 Entonces, ¿para qué sirve? Básicamente, la copia simple es un documento informativo que te permite realizar gestiones posteriores a la firma de la escritura sin necesidad de manejar el original.
💡 DATO CLAVE: Una copia simple no está firmada ni sellada por el notario, a diferencia de la copia autorizada, que sí tiene su firma y sello oficial.
🔎 Diferencias entre copia simple y copia autorizada
| Característica | Copia Simple | Copia Autorizada |
|---|---|---|
| ¿Es un documento oficial? | ❌ No | ✅ Sí |
| ¿Tiene firma del notario? | ❌ No | ✅ Sí |
| ¿Sirve para inscribir en el Registro de la Propiedad? | ❌ No | ✅ Sí |
| ¿Puede ser solicitada por cualquier persona? | ✅ Sí, con restricciones | ❌ No, solo titulares o con autorización |
📌 Importante: La copia simple es más accesible y muchas notarías la entregan gratuitamente el día de la firma, pero la copia autorizada tiene un coste y solo la puede solicitar el titular.
🏡 ¿Para qué sirve la copia simple de una escritura?
Aunque no tiene validez legal plena, la copia simple es esencial para realizar varios trámites después de comprar una vivienda o formalizar un contrato. Algunos de los usos más comunes son:
✔️ Cambio de titularidad de suministros (agua, luz, gas, internet).
✔️ Gestiones municipales (cambio de titular en el IBI, tasas de basura, etc.).
✔️ Trámites bancarios (solicitud de hipotecas o préstamos).
✔️ Acreditar propiedad ante terceros (compañías aseguradoras, administradores de fincas, etc.).
✔️ Preparación para el Registro de la Propiedad, ya que en algunos casos la notaría la envía antes de la inscripción definitiva.
🔹 Experiencia personal: En mi caso, después de firmar la escritura de compraventa, la copia simple fue clave para gestionar el cambio de suministros en el ayuntamiento y las compañías de servicios. Sin ella, no hubiera podido cambiar el titular del agua ni del gas hasta que me entregaran la copia autorizada.
🏛 ¿Cómo solicitar una copia simple en la notaría?
Solicitar una copia simple es un proceso sencillo, pero hay que seguir ciertos pasos:
1️⃣ Pedirla el mismo día de la firma. Muchas notarías la entregan en el momento, pero otras pueden tardar unas horas o días.
2️⃣ Verificar si tiene coste (en algunos casos es gratuita, en otros no).
3️⃣ Solicitarla en formato físico o digital (PDF).
4️⃣ Si la necesitas después de un tiempo, puedes pedirla en la notaría donde se firmó la escritura.
📌 Dato clave: En el caso de compraventas con hipoteca, la notaría suele enviar la copia simple directamente a la gestora del préstamo, para que inicien los trámites de inscripción en el Registro de la Propiedad.
💡 Experiencia personal: Cuando firmé la escritura, la notaría envió automáticamente una copia simple a la gestora del banco sin costo. Sin embargo, cuando quise recibirla en mi correo electrónico, me informaron que sí me cobrarían por el envío digital. Por eso, es importante preguntar antes.
💰 Coste de la copia simple: ¿es gratis o hay que pagar?
El precio de la copia simple depende de la notaría. Algunas la entregan gratuitamente el día de la firma, mientras que otras cobran una pequeña tarifa.
Factores que influyen en el coste:
✔️ Notaría: Cada notario puede establecer su política de precios.
✔️ Formato: En físico puede ser gratuita, pero en digital suelen cobrar.
✔️ Tiempo transcurrido: Si la solicitas meses después de la firma, es probable que tenga un costo.
🔹 Experiencia personal: En una de mis operaciones inmobiliarias, la copia simple en papel fue gratuita, pero cuando pedí una copia extra en PDF me cobraron 15 euros. Por eso, recomiendo pedirla en papel el mismo día de la firma.
📄 Copia simple en formato digital: ventajas y cómo pedirla
Cada vez más notarías ofrecen la opción de recibir la copia simple en formato digital (PDF).
🔹 Ventajas del formato digital:
✔️ No se pierde ni se deteriora.
✔️ Puedes enviarla por correo a bancos, gestorías o aseguradoras.
✔️ Disponible en cualquier momento en tu dispositivo.
🔹 ¿Cómo solicitarla?
1️⃣ Preguntar en la notaría si ofrecen este servicio.
2️⃣ Asegurar que te la envíen a tu correo electrónico.
3️⃣ Verificar si hay un coste adicional.
💡 Experiencia personal: En una compraventa con préstamo hipotecario, la notaría envió la copia digital gratis a la gestora del banco, pero cuando quise recibirla en mi correo, me cobraron una tarifa. Siempre hay que preguntar antes para evitar sorpresas.
📌 Casos reales: La importancia de tener la copia simple al comprar una vivienda
Muchas personas no le dan importancia a la copia simple hasta que la necesitan. Te cuento mi caso:
🏡 Caso 1: Después de firmar una compraventa, tuve que cambiar el titular del agua y el gas. En la empresa de suministros me pidieron una copia de la escritura. Si no la hubiera tenido en papel, habría tenido que esperar semanas hasta recibir la copia autorizada.
📑 Caso 2: Un amigo compró una casa y le dijeron que la copia simple tenía coste. Como no la pidió el día de la firma, cuando la necesitó tuvo que volver a la notaría y pagar 20 euros.
📌 Conclusión: Aunque no tiene valor legal, la copia simple es clave para gestiones inmediatas tras la firma de una escritura.
✅ Conclusión: ¿Merece la pena solicitar la copia simple?
Sí, sin duda. Aunque no sustituye a la copia autorizada, tener una copia simple te ahorra tiempo y trámites. Además, muchas notarías la entregan gratis, por lo que es recomendable solicitarla en el momento de la firma.
📌 Consejos finales:
✔️ Pide la copia simple en papel el mismo día de la firma.
✔️ Pregunta si hay costes adicionales.
✔️ Si la necesitas en PDF, consulta si te la envían gratis.
💡 Mi recomendación: No te vayas de la notaría sin tu copia simple. Puede ser la diferencia entre hacer trámites rápido o retrasarte semanas esperando la escritura definitiva.